¿Se puede fichar con geolocalización? Sí, pero fichar no es seguir a nadie

La respuesta corta: sí, se puede

El artículo 90 de la LOPDGDD dice que el empleador puede tratar datos de geolocalización para ejercer las funciones de control que le da el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, «dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo». Y el artículo 20 bis del Estatuto reconoce al trabajador el derecho a la intimidad frente a esos mismos sistemas.

Es decir: la herramienta es legal; el abuso, no. Todo lo que sigue va de dónde están esos límites.

No necesitas el consentimiento del trabajador (y no te sirve)

Es el error más repetido: hacer firmar al operario un «consiento que me geolocalicen». La guía de la AEPD sobre relaciones laborales es clara: la base jurídica no es el consentimiento, sino el contrato de trabajo y las facultades de control que la ley da al empleador. En una relación laboral el consentimiento difícilmente es libre, y si el trabajador lo retira, te quedas sin base.

Para el registro de jornada en sí, la base es otra todavía: la obligación legal del artículo 34.9 del Estatuto. Esto importa por lo que viene después.

Informar antes, por escrito y sin letra pequeña

El artículo 90.2 de la LOPDGDD obliga a informar con carácter previo, de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, de la existencia y características de estos sistemas. También de cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión. A eso se suma la información del artículo 13 del RGPD.

• Qué se recoge exactamente: ¿un punto al fichar o una ruta?
• Para qué: comprobar dónde empieza y acaba la jornada, no evaluar al trabajador.
• Quién lo ve dentro de la empresa y durante cuánto tiempo se guarda.
• Qué pasa si el GPS falla o el trabajador deniega el permiso.
• Cómo pedir acceso a sus datos o su corrección.

El convenio colectivo puede añadir garantías (artículo 91 LOPDGDD), así que conviene mirarlo antes de redactar nada.

Un punto al fichar no es un mapa del día

Aquí está el corazón del asunto. La AEPD aplica dos principios del RGPD: minimización (no recoger más de lo necesario) y limitación de la finalidad (no usarlo para otra cosa). Su guía lo baja a tierra: si la geolocalización se usa para el registro horario, los datos sirven para las horas de inicio y fin, no para verificar dónde está la persona en cada momento.

Añade la guía que el principio de proporcionalidad exige limitar estos sistemas a situaciones donde no haya medios menos invasivos, y que si la tecnología es nueva para la empresa conviene una evaluación de impacto antes de implantarla. Traducido a obra: guardar la posición en el instante de fichar es defendible; tener a la cuadrilla en un mapa en directo toda la jornada es muy difícil de justificar.

Cuando acaba la jornada, se apaga

El artículo 88 de la LOPDGDD reconoce el derecho a la desconexión digital fuera del tiempo de trabajo, y el 20 bis del Estatuto lo repite. Con la ubicación esto es literal. La guía de la AEPD recoge una sentencia del TSJ de Asturias (STSJ AS 4125/2017) que obligó a una empresa a garantizar que el GPS de sus vehículos no estuviera operativo una vez terminada la jornada: el poder de control termina cuando termina el trabajo.

Para una app de fichaje la consecuencia es sencilla: nada de pedir ubicación en segundo plano «por si acaso». Si la app no está abierta y el trabajador no está fichando, no tiene por qué saber dónde está.

Ojo con el móvil personal

En obra casi todo el mundo ficha con su propio teléfono, y aquí hay que andar con cuidado. La guía de la AEPD dice que no es lícito imponer al trabajador que aporte medios personales, como su móvil, para facilitar la geolocalización, y cita una sentencia de la Audiencia Nacional (SAN 136/2019) que tumbó una cláusula que obligaba a los repartidores a tener móvil con datos para instalar una app de seguimiento.

La lectura práctica: si la ubicación va en el móvil del trabajador, que sea lo mínimo, que esté bien explicada y que no se convierta en condición para poder fichar. Si para trabajar hace falta geolocalizar sí o sí, lo limpio es que el dispositivo lo ponga la empresa.

Geocercas: ¿marcan o bloquean?

Una geocerca es un círculo alrededor de la obra. Cuando alguien ficha, se compara su posición con el círculo. La pregunta de diseño es qué pasa si cae fuera. Hay dos escuelas:

La ley no impone ninguna de las dos. Pero si tu objetivo es cumplir con el registro horario, bloquear juega en tu contra cada vez que el GPS se equivoca, y en obra se equivoca.

Cómo lo hacemos en Tajo

Tajo es nuestra app de control horario y partes de obra; la usa a diario la plantilla de Grupo Edma. Así resolvimos lo de arriba:

• Un punto, solo al fichar. Se guardan latitud, longitud y precisión del GPS en ese instante. La app no pide el permiso de ubicación en segundo plano.
• La geocerca nunca bloquea. Si fichas fuera de la obra o sin GPS, el fichaje entra igual y queda marcado para que RRHH lo revise contigo.
• Se puede decir que no. Si el trabajador deniega el permiso de ubicación, sigue fichando; el fichaje queda sin coordenadas.
• La geolocalización es opcional para la empresa, que puede dejarla apagada. Y la geocerca de cada obra solo se cambia desde el panel, quedando registrado quién la cambió y desde cuándo vale.
• Los desplazamientos van aparte. La única ruta que se graba es la de un desplazamiento que el propio trabajador inicia y termina, con una notificación visible mientras dura.