Registro horario digital obligatorio: qué se sabe y cómo prepararse si tienes obras

Lo que ya es obligatorio hoy

Desde el 12 de mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores), toda empresa debe registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador. Eso incluye a las constructoras y a sus cuadrillas, estén donde estén.

• Los registros se guardan cuatro años.
• Tienen que estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
• Hoy la ley no fija el formato: papel, Excel o app valen si el registro es fiable y no se puede rehacer a posteriori.

Lo que está por llegar: el real decreto de registro digital

El Ministerio de Trabajo prepara un real decreto que exige que el registro sea digital, objetivo, fiable, inalterable y accesible en remoto por la Inspección. Es decir: se acaban el papel y las hojas de cálculo, porque se pueden manipular.

Estado a la fecha de este artículo: el texto pasó por el Consejo de Estado y en septiembre de 2026 el Ministerio daba el acuerdo por cerrado, pendiente de ajustes legales. No hay fecha oficial de entrada en vigor hasta que se publique. Las estimaciones que circulan la sitúan antes de final de año, sin confirmar.

Lo que sí se repite en todos los borradores conocidos:

• Fichaje personal: cada trabajador registra su entrada y su salida, con hora y minutos.
• Registro que no se pueda modificar sin dejar rastro de quién cambió qué y cuándo.
• Acceso inmediato y remoto para la Inspección de Trabajo.
• Que el trabajador pueda consultar su propio registro.

Multas: lo que arriesgas ya

No llevar el registro, o llevarlo de forma que no refleje la jornada real, es una infracción grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social: hoy entre 751 € y 7.500 €. La Inspección sancionó más de 20 millones de euros en el último año por incumplimientos de tiempo de trabajo. Y en una obra, donde suele haber horas extra y subcontratas, es justo donde miran.

Por qué fichar en obra es más difícil que en una oficina

Las apps de fichaje genéricas están pensadas para gente que entra por la misma puerta todos los días. Una obra no se parece a eso. Al construir Tajo con Grupo Edma nos encontramos con estos problemas reales:

• No hay cobertura en sótanos, túneles o parcelas aisladas. Si la app necesita red para fichar, el operario no ficha o ficha tarde.
• El operario cambia de tajo durante el día, y a la empresa le interesa saber cuántas horas fueron a cada obra.
• Desplazamientos: el tiempo entre obras, ¿es jornada? Tiene que poder registrarse aparte.
• No hay torno ni tablet fija: el fichaje va en el móvil del trabajador.
• El jefe de obra necesita ver quién está y quién falta sin llamar uno por uno.

¿Se puede fichar con geolocalización?

Sí, con condiciones. La Agencia Española de Protección de Datos admite la geolocalización en el fichaje si es proporcionada: se toma la ubicación en el momento de fichar (no se sigue al trabajador todo el día), se informa por escrito de para qué se usa y no se usa fuera del horario. En Tajo la ubicación se guarda solo al fichar y nunca bloquea el fichaje: si el operario está fuera de la zona de la obra, ficha igual y el registro queda marcado para revisión.

Lista para elegir sistema de fichaje si tienes obras

• ¿Ficha sin cobertura? Debe guardar el fichaje en el móvil con la hora real y enviarlo al recuperar la red.
• ¿La hora es fiable? La del servidor o una verificada; si vale la hora del móvil, se puede cambiar.
• ¿Deja rastro de las correcciones? Quién corrigió, cuándo y por qué. Sin esto no cumplirá el real decreto.
• ¿Separa horas por obra? Te sirve para costes, no solo para cumplir.
• ¿Puede exportar e informar? Informe mensual por trabajador y acceso para la Inspección.
• ¿Lo puede usar alguien que no se lleva bien con el móvil? Un botón grande, poco texto, nada de menús.
• ¿Cumple con protección de datos? Ubicación solo al fichar, información por escrito, datos en la UE.